要開展主題活動，召開討論式的會議是非常重要的，全員參與對話、相互學(xué)習(xí)、啟發(fā)和溝通，是解決主題的主要形式。對舉行的會議記錄在案，也方便5S推進(jìn)辦公室對其進(jìn)行指導(dǎo)和管理。

1.主題活動會議的種類和召開辦法。

(1)上班前、下班后會議紀(jì)要(5分鐘會議/10分鐘會議 ）

①不是對話會議，而是聯(lián)絡(luò)會議；

②說明和報告主題活動進(jìn)展情況；

③表決心會議。

(2)工作時間外會議(1~2小時會議)。

①按活動計劃進(jìn)行活動；

②有關(guān)管理或改進(jìn)的具體會議；

③結(jié)合事例進(jìn)行教育或發(fā)表研究報告；

④自由討論；

⑤在制定計劃書、中期報告、實績報告時的會議。

(3)工作時間內(nèi)會議。

①進(jìn)行指導(dǎo)書教育，以期進(jìn)行正確操作；

②對日常操作中發(fā)生的問題召開管理、改進(jìn)會議；

③在體息時間或機(jī)械故障而有富余時間時召開會議。

（4）沒有時間開會的對策。

①傳閱筆記，傳達(dá)信息，寫入問題；

②與成員個別談話，托付和檢查實施事項;

③利用操作中的等待時間；

④一邊日常操作，一邊提出想法和材料。

2.討論的進(jìn)行。

(1)組長和組員要施加影響，讓非參與者(不發(fā)言或反對者)參加討論，并注意不傷害對方的情緒。

(2)如有不滿情緒者、話多者，與組員發(fā)生爭執(zhí)，或有人傷害對方感情時，要加以適當(dāng)?shù)乜刂啤?(3)討論沒有進(jìn)展時，可通過刺激對方，使會議取得進(jìn)展。

4)氣氛沉悶或呆板時，可呼喊口號或唱組歌，以造成一體感。

(5)發(fā)言要面向全體組員，要堂堂正正，簡單明了。

(6)發(fā)生意見分歧時要協(xié)商，互相讓步。

(7)一種意見一要討論到得出結(jié)論。

(8)個人要匯報上次分擔(dān)的任務(wù)。

(9)討論由主持者宣布開會后開始，宣布閉會后結(jié)束。

(10)在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束討論。

3.主題活動記錄方法。

主題活動的討論會結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)對本次活動的情況做記錄，記錄要簡要。整理討論中提到的各個問題和結(jié)論事項，口的在于明確活動的分擔(dān)內(nèi)容廠含理地確定和推進(jìn)下次會議及活動方向。

(1)會議記錄的履歷事項必須記錄完整。會議記錄的樣式有專門記錄會議事項的欄(題目、時間、地點、活動階段等)，必須完整記錄。如果記錄不全，所屬部門和5S推進(jìn)辦公室就不可能發(fā)表正確的意見，也不可能知道現(xiàn)在向心組處于什么階段，進(jìn)行了什么活動。

(2)簡單明了的記錄。會議記錄是記錄討論事項和決議事項的，因此，應(yīng)一目了然，不要做詳細(xì)地敘述性記錄，而要按檢查一覽表和QC的分類進(jìn)行記錄。要使用黑色水筆，以便于復(fù)印。重要內(nèi)容盡可能寫得大些，井整理清楚。

(3)記錄要真實。劊義記錄將根據(jù)主題活動的需要保留下來，因此，真實記錄很重要。如果因擔(dān)心所屬部門和5S推進(jìn)辦公室不滿而過分仔細(xì)記錄，那就會花費很多時間，并使得會議記錄變得令人討厭。如果擔(dān)心其他部門不滿意而記錄得夸張的話，就會流于形式。

(4)盡可能數(shù)據(jù)化。主題活動的第一步是“一切要數(shù)據(jù)化，并依據(jù)數(shù)據(jù)行動”。前面已經(jīng)講過，敘述性記錄對使用會議記錄有百害而無一利，因此，要經(jīng)常注意數(shù)據(jù)化，在了解效果時，如果沒有數(shù)據(jù)，就無法進(jìn)行比較。同時，把數(shù)據(jù)搞得太復(fù)雜，就不知道它要說什么。因此，一要盡可能利用QC、六西格瑪、IE、SPC等工具，使每人都能一眼就看懂現(xiàn)狀和問題。

(5)不要添加不必要的內(nèi)容。相互信任是5S推進(jìn)辦公室和向心組的基礎(chǔ)，如果向心組擔(dān)心5S推進(jìn)辦公室不相信，或企圖過分顯示自己的活動內(nèi)容，從而添加不必要的技術(shù)材料、建議書、圖紙等，這種行為應(yīng)該根治。