源自細節(jié)的5S管理的案例分析

華生是一家專業(yè)化的大型紙品包裝制造商，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。去年，公司上馬了一套“印刷管理信息系統(tǒng)”（MIS系統(tǒng)），在競爭非常激烈的印刷市場上，發(fā)揮了很大的作用，因此林玉玲開始把目光瞄準(zhǔn)了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。

苛刻的5S挑戰(zhàn)

華生與日本某公司洽談中的合資項目，就是在華生引進新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝，同時改造公司的印刷信息系統(tǒng)。

然而，與日商的合資談判進行得并不順利。對方對華生的工廠管理，提出了很多在林玉玲看來太過“挑剔”的意見：比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機上油污多得“無法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”… …

后來，在合資條款里，投資者執(zhí)意將“引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場管理的5S方法”，作為一個必要的條件，寫進了合同文本。

雖然如此，但為了合資能順利進行，林玉玲還是在合同上簽下自己的名字。

在開車返回公司的途中，林玉玲暗自思忖，總是覺得日方有點“小題大做”：“不就是做做衛(wèi)生，把環(huán)境搞得優(yōu)美一些”，這些事情太“小兒科”，與現(xiàn)代管理、信息化管理簡直不沾邊。

“雞毛蒜皮”的細節(jié)震撼

日方對合同的履行是非常苛刻而且嚴(yán)格的，合同簽訂的當(dāng)月，日方就派出小林光一進入華生公司，具體負責(zé)5S標(biāo)準(zhǔn)化管理實施。

華生由于是從一家私營企業(yè)快速成長起來的，1989年開始在深圳龍崗區(qū)坑梓鎮(zhèn)開辦華昌紙品廠，發(fā)展至今，企業(yè)規(guī)模擴大了，但是在管理方式和行為習(xí)慣上保留了不少以前作坊式生產(chǎn)的陋習(xí)，長久以來大家對這樣一些現(xiàn)象習(xí)以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里，到處都是這樣一些“不知道”――不知道這個是誰的；不知道是什么時候放在這里的；不知道還有沒有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……

推廣20世紀(jì)50年代就風(fēng)靡日本制造企業(yè)的“5S標(biāo)準(zhǔn)化管理方法”，需要做大量的準(zhǔn)備和培訓(xùn)工作。整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候，大家很不以為然。幾天后，日方派來指導(dǎo)5S實施的小林光一，通過實地調(diào)查，用大量現(xiàn)場照片和調(diào)查材料，讓華生的領(lǐng)導(dǎo)和員工，受到了一次強烈的震撼。

小林光一發(fā)現(xiàn)，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，里面有現(xiàn)在用的，也有“不知道誰搬過來的”；廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網(wǎng)，躺在車間的一個角落里，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒有醒目的標(biāo)記，要找一件合適的工具得費很大的周折。拿著秒表的日方指導(dǎo)小林曾仔細地觀察到一個工人為了尋找一個合適的螺絲曾將整個備料箱翻了個底兒朝天，足足耗費了6分鐘的時間。

倉庫里的情況也好不到哪里

堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道，貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候，車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在一起，誰也說不清到底領(lǐng)用了多少。

小林光一還檢查了林玉玲引以為榮的MIS系統(tǒng)，查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦，發(fā)現(xiàn)硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。有些子目錄和文件，除非打開看，否則不知道里面到底是什么。而且，小林光一發(fā)現(xiàn)，文件的版本種類繁多，過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現(xiàn)象，數(shù)不勝數(shù)。多個文件之間由于經(jīng)常修改，常常在具體措辭上有沖突，有時候?qū)嵤┤藛T都不知道應(yīng)該依據(jù)那一個版本執(zhí)行，只能臨時解決，這樣也就又多了一個臨時文件。

要順利實施5S標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先就是要對全體生產(chǎn)、管理人員進行“洗腦”，通過培訓(xùn)，將這些不引人注目的小問題通過實例舉證來引發(fā)大家的警覺，從而逐漸形成一種工作習(xí)慣。

小林光一指著墻上貼的一個落著灰塵的標(biāo)語――“視用戶為上帝，視質(zhì)量為生命”，“在這種情況下”，小林直率地問林玉玲，“你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量？如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”

在沒有推行5S的工廠，每個崗位都有可能會出現(xiàn)各種各樣不規(guī)范或不整潔的現(xiàn)象，如垃圾、油漆、鐵銹等滿地都是，零件、紙箱胡亂擱在地板上，人員、車輛都在狹窄的過道上穿插而行。輕則找不到自己要找的東西，浪費大量的時間；重則導(dǎo)致機器破損，如不對其進行有效的管理，即使是zui先進的設(shè)備，也會很快地加入不良器械的行列而等待維修或報廢。

員工在這樣雜亂不潔而又無人管理的環(huán)境中工作，有可能是越干越?jīng)]勁，要么得過且過，過一天算一天，要么就是另尋它途。

對于這樣的工廠，即使不斷地引進很多先進優(yōu)秀的管理方法也不見得會有什么顯著的效果，要想徹底改變這種狀況就必須從簡單實用的5S開始，從基礎(chǔ)抓起。

清理、整頓、清掃

小林光一把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前三個“S”，即清理、整頓、清潔。

在開展5S活動時，把灰塵、臟污、異音、松動、銹蝕等現(xiàn)象叫作“微缺陷”，就是雖然目前并未直接導(dǎo)致故障但存在劣化現(xiàn)象的隱患之處，這是因為看似細小的地方往往潛藏著很多隱患。其實5S標(biāo)準(zhǔn)化管理就是從現(xiàn)場環(huán)境和習(xí)慣意識上防微杜漸，消除隱患。

清理，就是要明確每個人、每個生產(chǎn)現(xiàn)場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經(jīng)損壞的，把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜?！疤貏e是電子‘垃圾’”，小林光一告誡管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作，會浪費大量的工作時間。”

接下來就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標(biāo)識和區(qū)分整頓，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。

聽上去“整頓”很簡單，從小林光一的經(jīng)驗來看，其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄，就是zui好的例子。

“一般來說，時間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者，都可以成為文件分類的關(guān)鍵因素”，小林光一結(jié)合自己的體會，向大家詳細介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進行生產(chǎn)過程管理和日常事務(wù)處理的公司而言，如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，是養(yǎng)成良好的“電子化辦公”習(xí)慣的重要內(nèi)容。

“電子化的過程中，如果把手工作業(yè)環(huán)境里的‘臟、亂、差’的惡習(xí)帶進來，危害是巨大的”，小林光一說。這點林玉玲也是深有同感，在引進MIS系統(tǒng)之初，就是希望通過電子辦公達到節(jié)約紙張減少浪費的目標(biāo)，但是實施的結(jié)果卻往往是紙張的使用量并沒有顯著的節(jié)約，電子文檔反復(fù)修改版本的不同導(dǎo)致的紙張浪費非常驚人。

“清掃”與過去大家習(xí)慣說的“大掃除”還有一些不同，“大掃除”只是就事論事地解決“環(huán)境衛(wèi)生”的問題，而“清掃”的落腳點在于“發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭”。用小林光一的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。通過清掃，使設(shè)備保持到良好的使用狀態(tài)。

作為企業(yè)，實行優(yōu)質(zhì)管理，創(chuàng)造zui大的利潤和社會效益是一個永恒的目標(biāo)。5S的作用就是能徹底消除各種問題的隱患，強壯企業(yè)的“體魄”， 可以有效地將品質(zhì)、成本、交期、服務(wù)、技術(shù)、管理等六大要素都達到zui佳的狀態(tài)，提高免疫力，zui終能實現(xiàn)企業(yè)的競爭方針與目標(biāo)。它很像一種廣譜抗菌藥，能十分有效地治療企業(yè)里的各種不良狀況的“疾病”，長期服用，能極大地提高免疫力，預(yù)防疾病的發(fā)生。所以說5S是現(xiàn)代企業(yè)管理的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

清理“意識死角”

隨著3S（清理、整頓、清潔）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦干凈了，衛(wèi)生死角也清理出來的，庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等 “重點整治對象”，也有了全新的面貌。但是，包括林玉玲在內(nèi)的所有人，都沒有覺得小林光一引進的“靈丹妙藥”有什么特別之處。

不過，林玉玲承認，大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化：人們的心情似乎比過去好多了，一些“不拘小節(jié)”的人的散漫習(xí)慣，多少也有了收斂；報送上來的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不再是過去那種“經(jīng)不住問”的“糊涂賬”，工作臺面和辦公環(huán)境，也清爽多了。

這顯然不是5S標(biāo)準(zhǔn)化管理的全部。

真正讓大家感覺震撼的是，小林光一在清理階段將倉庫里面的各類紙張、材料分門別類，不僅僅提高了出入庫時間，更是整理出了各類廢料廢紙4.2噸，通過賣廢品就回收了1.3萬元。事實上這反映了企業(yè)管理人員的一種“意識死角”，帳面上的現(xiàn)金是錢，到了庫房就不聞不問，形成資金的另一種沉淀。

通過考察企業(yè)的綜合營運效益，小林給大家計算了這樣一筆帳，如果這1.3萬元是流動的現(xiàn)金，一年帶給企業(yè)的效益將是27萬元，這個數(shù)字令企業(yè)上上下下的員工為之一振。

結(jié)合前一階段整治的成果，小林光一向林玉玲進言：“5S標(biāo)準(zhǔn)化管理的要點，或者說難點，并非僅僅是糾正某處錯誤，或者打掃某處垃圾；5S標(biāo)準(zhǔn)化管理的核心是要通過持續(xù)有效的改善活動，塑造一絲不茍的敬業(yè)精神，培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)?！?/font>

“如果在現(xiàn)場有什么地方未加整理，很亂，習(xí)慣稱之為‘5S死角’，這些還比較容易處理。但如果在人的觀念習(xí)慣里，也有這么一種“死角”，就不那么容易處理了，我稱之為‘意識死角’。推行5S活動要做到‘形似而且神似’，就必須在工作現(xiàn)場不留‘5S死角’的同時，在員工心里也不留‘意識死角’?！?/font>

通過深入溝通，林玉玲也對5S有了這樣的認識，“很多事情不是做不到，而是想不到。原先以為員工總是推一下動一下，缺乏主動和實際動手的積極性，但是沒有想到5S現(xiàn)場管理有這么大的作用”， “推行5S，面對的問題會很多，‘意識死角’其實更多”。

按小林光一的建議，公司開始了推進5S標(biāo)準(zhǔn)化管理的第二步：就是從意識的層面消除“5S死角”，推行后兩個“S”，一個是整潔（Seiketsu），另一個是素養(yǎng)（Shitsuke）。

整潔就是使清潔、有序的工作現(xiàn)場成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；素養(yǎng)的基本含義是“陶冶情操，提高修養(yǎng)”，也就是說，自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非?；镜臏?zhǔn)則和規(guī)范，約束自己的行為，并形成一種風(fēng)尚。

在這個階段的實施中，小林光一所運用的其實是非常不起眼的簡單的方框、線條、標(biāo)識牌等道具，但是效果是非常明顯的。

在印刷車間，小林按照生產(chǎn)的工序?qū)澐譃楣ぷ鲄^(qū)（與油墨碳粉相關(guān)的工作工序）、清潔區(qū)（與油墨碳粉等無關(guān)的工序），并通過黃色警戒線和工作制服顏色加以區(qū)別，通過制度規(guī)定這兩個區(qū)域的工人不能相互走動，工具混用，通過避免污染來減少原材料的浪費。

在庫房，將產(chǎn)品的型號、種類通過圖形的方式在墻上、地面做出標(biāo)示，并通過指示牌的方式引導(dǎo)員工快速尋找到所需的物品。值得一提的是，小林與工人一起特別改進了備料箱，通過設(shè)計特殊的格子將不同型號的螺絲分別放置，這樣，不僅僅加快了尋找的時間，而且對各種物料的消耗情況一目了然，這樣就可以有效指導(dǎo)采購，不至于胡子眉毛一把抓，節(jié)省了采購成本。

流程制度上墻，看似平淡無奇，甚至很多國企業(yè)在操作，但往往流于形式。而小林的手段不僅僅將工作流程整理歸納，更是通過制度與績效考核聯(lián)系到一起。為了促使員工形成習(xí)慣，小林采取了情景模擬的方式形象地將什么行為是嚴(yán)格禁止的，什么行為可以提高工作效率，讓所有員工可以看到，容易理解。比如將廢料按照可回收與不可回收分類擺置，與廢品公司簽訂合同定期回收，僅僅增加一個回收桶，這樣不僅僅減少了保潔人員的人力浪費，而且一年就可以為企業(yè)節(jié)約資金近十萬元。

在此基礎(chǔ)上，引入督導(dǎo)人員巡查，對違反制度的員工通報批評，另外還有經(jīng)濟處罰；對于執(zhí)行優(yōu)秀的員工，讓他們成為榜樣，不斷總結(jié)交流經(jīng)驗還給與經(jīng)濟獎勵。這樣，企業(yè)上上下下形成了一種制度文化的氛圍。

“5S這些看似簡單的方框、線條、標(biāo)識牌，其實不僅是規(guī)范了物品的位置，而且靠這些一絲不漏的規(guī)劃線、標(biāo)識及它所體現(xiàn)的一點一滴、一絲不茍的作風(fēng)，還規(guī)范了我們?nèi)粘５男袨榱?xí)慣。它令我們自覺地融入這些方方條條中，形成對待工作認真負責(zé)的態(tài)度。正如萬丈高樓平地起這樣淺顯的道理，5S活動的點點滴滴就像是慢慢筑起管理這棟大廈的基石，它體現(xiàn)的是細微的地方，但不可或缺。”

“有些部門強調(diào)生產(chǎn)忙，沒有時間搞5S，因此就委派幾個人去做，少數(shù)代表多數(shù)，而沒有全員參與，這樣做的效果是不理想的。如果全體員工沒有參與進來，他們怎么會珍惜別人的勞動成果，又怎么會切身體會到5S給自己帶來的益處呢？‘領(lǐng)導(dǎo)重視’和‘全員參與’是保證5S列車健康、平穩(wěn)、快速運行的兩個輪子，缺一不可！”

在5S經(jīng)驗總結(jié)交流會上受到表彰的這兩段文章分別出自一線員工和推行成員，這在企業(yè)推行5S之前是不敢想象的。小林光一進一步說明道，后兩個“S”其實是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象，客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感；也很難想象，員工會在一個紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費隨處可見的工作環(huán)境中，產(chǎn)生巨大的責(zé)任心，并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動效率；此外，更不用說在一個“臟、亂、差”的企業(yè)中，信息系統(tǒng)竟然會發(fā)揮巨大的作用。

在管理學(xué)中有一個破窗理論，說得就是環(huán)境與人的互動作用，在一個混亂的環(huán)境中會促使人們破壞規(guī)則，使整個系統(tǒng)更加趨于混亂。而在一個有秩序的環(huán)境中會無形地限制人們的行為，并能夠以良好的習(xí)慣保留下來，這就是5S標(biāo)準(zhǔn)化管理中的核心內(nèi)容。

脫胎換骨的感覺

幾個月的時間已經(jīng)過去了，又是一個春光明媚的日子，林玉玲回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’，“有一種脫胎換骨的感覺”。

當(dāng)華生的林玉玲，帶領(lǐng)新的客戶參觀自己的數(shù)字印刷車間的時候，在她心底里涌動著一種強烈的自豪感。車間布局整齊有序，貨物碼放井井有條，印刷設(shè)備光亮可鑒，各類標(biāo)識完整、醒目。

公司的電腦網(wǎng)絡(luò)和MIS系統(tǒng)，在沒有增加新的投資的情況下，也好像“煥發(fā)了青春”，帶給林玉玲的是一系列“零報告”：發(fā)貨差錯率為零，設(shè)備故障率為零，事故率為零，客戶投訴率為零，員工缺勤率為零，浪費為零……

在參觀者嘖嘖有聲的稱贊中，林玉玲感到，引進一套先進設(shè)備的背后，原來是如此淺顯又深奧的修養(yǎng)“工夫”，真應(yīng)了那句老話：細節(jié)之中見功夫。

2004年年底，公司已取得了由中國包裝技術(shù)協(xié)會頒發(fā)的中國包裝技術(shù)協(xié)會會員證，通過了ISO等各項認證，并榮獲坪山鎮(zhèn)年度十大納稅外資企業(yè)、廣東印刷百強等多項榮譽。

有5S做基礎(chǔ)，企業(yè)實施ISO、全面質(zhì)量、全面品質(zhì)等這幾方面的管理，甚至是及時地管理，企業(yè)產(chǎn)生的效能、形象都會提升、而浪費大為減少，安全會有保證，員工的歸屬和生產(chǎn)效率自然就會提升，產(chǎn)品的品質(zhì)就會有保障。