5S管理之整理

一、整理的意義和目的

 

1．整理的意義

日語(yǔ)中的“整理”不僅僅是指我們平常所說(shuō)的把東西整理好，而更多的意思是指將不要的東西處理掉。通過(guò)“整理”，對(duì)物品進(jìn)行區(qū)分和歸類(lèi)，無(wú)用的東西就會(huì)一目了然，我們就能在此基礎(chǔ)上將多余的物品從作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)清除出去。

怎樣才能對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的物品進(jìn)行區(qū)分呢?每個(gè)企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)情況不同，區(qū)分和整理的方法也不同。我們可以將物品大致分為經(jīng)常使用的和偶然使用的兩種情況。 所謂經(jīng)常使用的就是我們使用頻率比較高的物品，一個(gè)月才使用一次的物品則叫做偶然使用的物品。當(dāng)然，這不是絕對(duì)的，比如，如果我們每個(gè)月都感冒一次，自然會(huì)劃入經(jīng)常生病的人了，因?yàn)?，此時(shí)比較經(jīng)常性的尺度是人的一生。

在具體的實(shí)施中，可以根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)是否需要、重要程度、是否經(jīng)常使用、價(jià)值如何以及物品使用部門(mén)來(lái)區(qū)分，還要區(qū)別開(kāi)常用的物品和非常用的物品，等等。

2．整理的目的

 

整理的目的是：

●騰出空間，充分利用空間；

●防止誤用無(wú)關(guān)的物品；

●塑造清爽的工作場(chǎng)所。

二、整理的方法

 

1．用拍照的方法進(jìn)行整理

整理的第一步首先是要了解現(xiàn)狀，zui好的方法是拍照片。將未經(jīng)整理的現(xiàn)場(chǎng)照片和經(jīng)過(guò)整理活動(dòng)后的現(xiàn)場(chǎng)照片進(jìn)行對(duì)比，實(shí)施整理的效果就會(huì)一目了然。然后再對(duì)這些變化進(jìn)行分析，區(qū)分出經(jīng)常使用的和不能使用的物品，這樣就會(huì)形成一個(gè)理想的作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)。

拍攝時(shí)，要特別注意選擇適當(dāng)?shù)奈恢煤蛿z影的角度，對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)完整地進(jìn)行拍攝，在經(jīng)過(guò)整理后，在同樣的位置按同樣的角度再拍攝一遍，將兩次拍的照片放在一起進(jìn)行對(duì)比，經(jīng)常使用的和不經(jīng)常使用的物品作了哪些調(diào)整，然后對(duì)使用頻率高的物品進(jìn)行認(rèn)真的研究，確定其放置的位置。過(guò)一段時(shí)間再拍攝一次，反復(fù)進(jìn)行比較，以達(dá)到zui佳的整理效果。

另外，注意拍照片要在同樣的位置，以同樣的角度拍攝，照片上要標(biāo)注上日期。

2．清除不需要的東西

前面講過(guò)，所謂的整理就是區(qū)分需要的和不需要的、使用頻率高的和使用頻率低的、價(jià)值高的和價(jià)值低的……等等，在弄清楚這些以后，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行安置，這是整理zui基本的方法。

在進(jìn)行整理前，首先考慮為什么要清理以及如何清理，規(guī)定定期進(jìn)行整理的日期和規(guī)則；在整理前要預(yù)先明確現(xiàn)場(chǎng)需放置的物品；區(qū)分要保留的物品和不需要的物品，并向員工說(shuō)明保留物品的理由；劃定保留物品安置的地方。

現(xiàn)在不需要的物品將來(lái)也許是zui急需的，所以應(yīng)先將其放置在一個(gè)合適的位置，以?xún)蓚€(gè)月或三個(gè)月為限。如果到了期限還沒(méi)有使用，就將這些物品清出現(xiàn)場(chǎng)，妥善保管，以防同使用頻率高的物品混雜在一起。

對(duì)暫時(shí)不需要的物品進(jìn)行整理時(shí)，也許不能確定今后是否會(huì)有用，這可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)決定一個(gè)保留期限，先暫時(shí)保留一段時(shí)間，等過(guò)了保留期限后，再將其清理出現(xiàn)場(chǎng)。但是這些保留的物品是否有保留的價(jià)值，則需要對(duì)這些物品進(jìn)行認(rèn)真的研究，并弄清保留的理由和目的。

要讓現(xiàn)場(chǎng)的全體作業(yè)人員都參與整理，如果在規(guī)定的時(shí)間大家一齊動(dòng)手，并由此形成整個(gè)企業(yè)常規(guī)性的習(xí)慣是再好不過(guò)的了。如果員工各自進(jìn)行整理，那么每個(gè)員工都要明確了解各自所應(yīng)負(fù)的責(zé)任。這要求我們?cè)谶M(jìn)行整理時(shí)，首先要決定整理的場(chǎng)所和對(duì)象，制定不需要物品的判定原則和需保留物品的標(biāo)準(zhǔn)及放置方法。特別是對(duì)名稱(chēng)、批號(hào)、物品的分類(lèi)、數(shù)量、場(chǎng)所和判定的依據(jù)等要制作成專(zhuān)用表格認(rèn)真填寫(xiě)。

在日常整理時(shí)，要注意不買(mǎi)多余的材料；不生產(chǎn)多余的產(chǎn)品；不生產(chǎn)不合格的產(chǎn)品，不污染作業(yè)場(chǎng)所和物品。對(duì)作業(yè)后殘留的物品要立即清理，現(xiàn)場(chǎng)不放置私人物品。放置物品時(shí)要遵循平行、直角、直線的原則，一目了然。對(duì)不能使用的工具和用不上的工具，要整理出現(xiàn)場(chǎng)，不制作多余的備份材料和資料。

現(xiàn)場(chǎng)的物品如果不加分類(lèi)混雜在一起放置，我們就不能區(qū)分是否真正需要，在這種場(chǎng)合下不能逐個(gè)地對(duì)其進(jìn)行判斷，但如果將其進(jìn)行分類(lèi)，就可以知道它的作用和重要的程度。我們首先可以按物品的種類(lèi)和性能進(jìn)行大、中、小的分類(lèi)；然后對(duì)分類(lèi)的結(jié)果、是否有用、使用頻率和價(jià)值等進(jìn)行檢查；再根據(jù)技術(shù)進(jìn)步的情況，對(duì)現(xiàn)在暫時(shí)不用物品的使用價(jià)值進(jìn)行預(yù)測(cè)后再采取相應(yīng)的措施。在進(jìn)行性能分類(lèi)時(shí)可以參考有關(guān)的分類(lèi)法和產(chǎn)品目錄等。

分類(lèi)的方法有許多，如按種類(lèi)分；按性能分；按數(shù)量分；按使用的頻率分；按價(jià)值分等等，但是zui重要的是按使用的頻率來(lái)分類(lèi)，可以一日或一周為單位計(jì)算使用的頻率，這種分類(lèi)的方法是zui有效的?？梢哉f(shuō)，有效進(jìn)行分類(lèi)的要點(diǎn)就是考察物品取用和放置的頻率。將使用頻率高的物品就近放置，使用頻率不高的物品放置的遠(yuǎn)一些，這是整理的基本原則。

我們向大家推薦一種zui簡(jiǎn)單的方法，就是用ABC分析法。以使用頻率的高低來(lái)區(qū)分，高的為A，依次為B、C，將使用頻率高的物品放置在作業(yè)人員附近的地方，將使用頻率不高的物品進(jìn)行集中管理。

放置場(chǎng)所的布局，同樣也要根據(jù)使用的頻率來(lái)考慮，一般的原則是小件物品放在前面，頻繁使用的工具和零部件根據(jù)使用的順序放置。這種按順序區(qū)分也就是ABC管理法。

3．保管和保存

保管和保存在很多情況下我們是不加以區(qū)分的，在5S管理中兩者其實(shí)含義不同。兩者的區(qū)別在于存放時(shí)間的長(zhǎng)短。

短期的為保管；

長(zhǎng)期的為保存。

整理之所以重要，是因?yàn)閰^(qū)分了使用頻率高、數(shù)量大的物品和使用頻率低的物品，并根據(jù)不同的目的選擇保管和保存的方法。

根據(jù)對(duì)象的不同，我們要明確保管和保存的標(biāo)準(zhǔn)，使用前暫時(shí)的放置為保管，長(zhǎng)期的為保存；保管是在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的附近，保存則是放置在倉(cāng)庫(kù)，可以離現(xiàn)場(chǎng)較遠(yuǎn)；對(duì)使用量大，使用頻率高的物品進(jìn)行保管，要確定zui適宜的固定位置；對(duì)使用量小，使用頻率低的物品可以不固定保管場(chǎng)所，或放入倉(cāng)庫(kù)保存。

整理出需要保管的物品后，就要對(duì)不需要的物品進(jìn)行處理，對(duì)需要保管的材料、產(chǎn)品、備件、工具和消耗品等確定保管的位置空間。

在整理保管空間時(shí)，要將不需要的物品清除后，對(duì)整個(gè)的現(xiàn)場(chǎng)空間進(jìn)行重新整理；騰出來(lái)的保管空間放置什么物品要根據(jù)物品使用的必要性和使用頻率來(lái)決定；放置物品的場(chǎng)所不能混亂，要?jiǎng)澇鼋缇€進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃。對(duì)體積不大的物品可放置在貨架和柜子上、抽屜內(nèi)。對(duì)垃圾箱、滅火器材、清潔用具、危險(xiǎn)品等要確定專(zhuān)用的放置場(chǎng)所。

即使將表面上能看見(jiàn)的部分整理了，但如果不整理箱子和柜子的抽屜，也不能說(shuō)是真正意義上的整理。比如我們通?？梢园l(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)或部門(mén)為了迎接有關(guān)部門(mén)或上級(jí)的檢查，突擊搞衛(wèi)生，將那些衛(wèi)生死角集中到一個(gè)房間(或倉(cāng)庫(kù))，將門(mén)鎖上或用很漂亮的屏風(fēng)遮住，這是自欺欺人。必須將看得見(jiàn)和看不見(jiàn)的地方都進(jìn)行了整理才能算是真正符合5S意義上的整理。

例如：要規(guī)定抽屜中應(yīng)放置的物品；貯藏箱、貨架、箱柜、辦公桌的抽屜中要定期進(jìn)行檢查；放資料的地方和放工具的地方要嚴(yán)格地區(qū)分開(kāi)來(lái)；要靈活運(yùn)用隔板等手段進(jìn)行分區(qū)整理；要嚴(yán)格區(qū)分專(zhuān)用物品和共享物品等等。

4．利用標(biāo)識(shí)牌進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的整理

“要找的東西一時(shí)找不到，不需要的到處都是”，這是耽誤尋找時(shí)間的重要原因。在整理完成以后，要做到需要的物品能立即得到，根據(jù)指示牌或黑板就能很清楚的知道什么物品在什么地方，這樣就可以節(jié)約很多尋找的時(shí)間。

 標(biāo)注區(qū)域和名稱(chēng)要在確定了保管場(chǎng)所之后進(jìn)行，要決定整個(gè)場(chǎng)地的劃分和布局；在必要的場(chǎng)合中，將放置方法和排列的條件用指示板進(jìn)行說(shuō)明；對(duì)能夠區(qū)分的物品用記號(hào)或序號(hào)進(jìn)行表示，也可以用圖畫(huà)和圖片將其特征表示出來(lái)。“整理”員重要的是“什么”、“在哪里”，要做到一目了然。

用指示板將有關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地表示出來(lái)如物品名稱(chēng)、分類(lèi)、數(shù)量、存放位置或正在由誰(shuí)使用等。

為了簡(jiǎn)單明了，指示板要靈活運(yùn)用大小分類(lèi)、不同顏色和不同形態(tài)等方式區(qū)別。在保管場(chǎng)所中運(yùn)用指示板，容易識(shí)別，效果非常好。例如，杜邦華佳公司就在成品倉(cāng)庫(kù)里，不僅用型號(hào)區(qū)別不同產(chǎn)品，還用不同顏色的標(biāo)志牌標(biāo)明包裝箱中粉末涂料的顏色。

使用指示板，有貼標(biāo)簽，用彩色顏料筆標(biāo)記，用指示板記述等方法；根據(jù)具體情況，指示板可固定安裝在貨架上或從天花板上懸吊下來(lái)可移動(dòng)。

為達(dá)到理想的整理效果，使用指示板時(shí)，要考慮指示板的美觀，尺寸、材質(zhì)、字體、表示的內(nèi)容等要統(tǒng)一；對(duì)不同種類(lèi)的物品和放置區(qū)域要用不同的顏色來(lái)表示。

那么，哪些地方需要整理呢?

我們經(jīng)常為場(chǎng)地不夠用而發(fā)愁，在這種情況下zui有效的辦法就是在自己所管理的范圍內(nèi)找一找是否有落滿灰塵的地方。如果有的話，這些地方就是有待整理的地方。落滿了灰塵就是長(zhǎng)期沒(méi)有整理的緣故。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，貨架上如果布滿了灰塵就可以認(rèn)為是沒(méi)有充分地使用貨架或物品放置的不合理，如果貨架上的物品也是塵土滿目就證明這些物品是長(zhǎng)期不用的東西，這時(shí)就要考慮是否應(yīng)該將其清理出去了。這些正是我們需要整理的地方。

要在作業(yè)場(chǎng)地尋找積滿灰塵的地方，不僅要在我們目光所能達(dá)到的“視力范圍”內(nèi)，更重要的是著眼于視覺(jué)難以達(dá)到的地方，如樓梯和桌子下面，以及那些需要彎腰才能看見(jiàn)的地方，或者很難觀察完全的“zui頂部”，當(dāng)然，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)長(zhǎng)期不用的機(jī)械設(shè)備也要加以整理。如果確實(shí)是沒(méi)有用處，就應(yīng)毫不猶豫地清除出現(xiàn)場(chǎng)。

有些東西，如某些辦公用品、工具、廢部件，在絕大部分的情況下都不會(huì)使用，但卻還是放置在抽屜、貨架或櫥柜的角落里，而形成了“遺忘角”。這也是需要我們進(jìn)行整理的地方。

首先，我們打開(kāi)抽屜、櫥柜，將靠近眼前的物品取出，檢查角落里的物品，清除無(wú)用的東西。將上次使用的物品放在面前，本次使用的物品放在zui前面，并定期整理，養(yǎng)成習(xí)慣，這樣反復(fù)進(jìn)行，就會(huì)使一些過(guò)時(shí)的、不使用的東西逐漸移向里邊。前面則排列著新的工具、零件和材料。這樣一來(lái)就可一目了然，這種整理方法可以提高效率。

5．直觀醒目的整理方法

整頓后的現(xiàn)場(chǎng)一目了然，這對(duì)整頓來(lái)說(shuō)是zui為理想的。它首先取決于標(biāo)識(shí)的明晰，清楚。

為使整理后的現(xiàn)場(chǎng)直觀醒目，要準(zhǔn)備好現(xiàn)場(chǎng)示意圖，清楚地標(biāo)明各項(xiàng)物品的放置地點(diǎn)，標(biāo)明物品的適當(dāng)庫(kù)存量、存放位置和取放順序，要能使每個(gè)人都明白無(wú)誤。

在沒(méi)有固定位置的情況下，要標(biāo)明存放在何處。

整理的效果如何，要進(jìn)行檢查，通常經(jīng)過(guò)整理后，要讓現(xiàn)場(chǎng)的每個(gè)人都知道現(xiàn)場(chǎng)需要用的物品的存放位置，并隨時(shí)能拿得到；管理人員要清楚所需物品的庫(kù)存量以及何時(shí)該需要補(bǔ)充。對(duì)物品取用和放回的時(shí)間要有明確的記載。